Februar 2016

Lebenshilfe-Beschäftige lassen Akten auf Zentimetergröße schrumpfen

Einrichtung für psychisch beeinträchtigte Menschen in Buchholz bietet modernen Digitalisierungs-Service an

Mucksmäuschenstill ist es in dem großen und lichtdurchfluteten Gemeinschaftsbüro. In kleinen Gruppen oder allein sitzen Frauen und Männer an Schreibtischen und arbeiten hochkonzentriert. Sie scannen dutzende Akten und verwandeln die Papierdokumente in digitale Daten. Der Digitalisierungs-Service ist ein neues Arbeitsfeld der ViaNova, einer anerkannten Werkstatt für Menschen mit psychischen Beeinträchtigungen der Lebenshilfe Lüneburg-Harburg in Buchholz i. d. Nordheide.
Die Dienstleistung, Schriftstücke wie etwa Rechnungen, Buchführung, Aufträge, Vorgänge, Lieferscheine, persönliche Unterlagen, aber auch Bilder digital zu archivieren, richtet sich unter anderem an Firmen, Behörden, Krankenhäuser und Privatpersonen in den Regionen Buchholz, Tostedt, Seevetal, Winsen/Luhe, Harburg und Lüneburg. Auch besondere Wünsche von Kunden können vor Ort realisiert werden. Die Lebenshilfe-Beschäftigten erstellen zukunftssichere, über-sichtliche und platzsparende Datenarchive, bringen Akten auf Zentimetergröße. Die Vorlagen können bis zu einem Format von DIN A3 mit Hochleistungs-Scannern erfasst und je nach Wunsch auf CD/DVD, Festplatte oder USB-Stick als individuelles Datenpaket gepackt und gespeichert werden. Auf dieses kann der Kunde dann jederzeit über Laptop, Smartphone oder Computer zugreifen. Auch der schnelle und verschlüsselte Datenaustausch über eine Glasfaserleitung ist möglich.
Die ViaNova wurde Ende 2006 als erste Werkstatt für Menschen mit psychischen Erkrankungen im Landkreis Harburg gegründet. Die Einrichtung bietet einen integrativen Berufsbildungsbereich und längerfristige Arbeitsplätze an. Das Angebot richtet sich an Frauen und Männer mit psychischen Beeinträchtigungen oder einer chronischen psychischen Erkrankung. Sie können zurzeit ihrer Berufstätigkeit oder Ausbildung nicht nachgehen.
„Der Digitalisierungs-Service ist jetzt als weiterer Zweig hinzugekommen“, berichtet ViaNova-Leiter Marc Wolter. Dieser ergänzt das Sozialkaufhaus find' was, die Montage und die Akquise von Praktika auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt. Insgesamt 14 Plätze stehen zur Verfügung, von denen die meisten bereits besetzt sind. Die Beschäftigten sind zwischen 19 und 45 Jahre alt. Viele haben eine Vorbildung, sowohl durch Tätigkeiten im IT-Bereich als auch im Büro. „Ziel ist es, sie auf den ersten Arbeitsmarkt vorzubereiten“, erläutert Marc Wolter.
Die Digitalisierung von Akten und Dokumenten geht auf die Anregung der Beschäftigten zurück. „Sie äußerten den Wunsch nach Büro- und PC-Arbeit. Das haben wir aufgenommen“, sagt Marc Wolter. Für die Realisierung des Wunsches musste der Standort an der Zunftstraße 5 im Buchholzer Gewerbegebiet an der Bundesstraße 75 vergrößert werden. Die Räume eines ehemaligen Geschäftes für Whirlpools, das sich mit im ViaNova-Gebäudekomplex befindet, wurden mit einem Mauerdurchbruch angegliedert und umgebaut. Das Gemeinschaftsbüro für die Digitalisierung entstand. Die Beschäftigten können auf einer 300 Quadratmeter großen Fläche alleine oder in Teams konzentriert arbeiten. Diese Bedingungen kommen gut an. „Sie finden, es ist ein super Arbeitsplatz und ein toller Job“, sagt Marc Wolter.
Sicherheit und Datenschutz sind ganz wesentlich bei der Digitalisierung. „Wir mussten daher auch viel in die Sicherheit der Räume investieren. Unter anderem wurde ein entsprechendes Lager für die Daten der Kunden und Brandschutzanlagen eingebaut“, berichtet Marc Wolter. Es dürfen nur autorisierte zugangsberechtigte Personen die Räume der Abteilung betreten. Das sind die Beschäftigten und hauptamtlichen ViaNova-Mitarbeiter. „Am Eingang gibt es eine technische Sicherheitskontrolle, bei der die Berechtigung überprüft wird. Für diejenigen, die keine haben, bleibt die Tür verriegelt.“ Außerdem gibt es ein geschütztes Aktenlager, in das ebenfalls nur die Zutrittsberechtigten dürfen.
Die Lebenshilfe Lüneburg-Harburg hat eigene IT-Spezialisten. „Sie haben die Technik aufgebaut, und ich habe mir im Vorwege andere Firmen angeschaut, die Digitalisierungsarbeiten anbieten, um die bestmögliche Qualität vor Ort anbieten zu können“, so Marc Wolter. Das geschah in enger Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten der Lebenshilfe, der alle Beschäftigten nach den aktuell gültigen Bestimmungen geschult hat.
Daten werden bei der Digitalisierung immer doppelt gesichert. Kunden haben jederzeit Zugriff darauf und können während der Erfassung dabei sein. „Nach Beendigung eines Auftrages verbleiben keinerlei Daten bei uns. Wünscht ein Kunde die Vernichtung seiner Akten, können wir auch das mit Hilfe eines externen Dienstleisters durchführen“, betont Marc Wolter. Überdies bietet die ViaNova an, Unterlagen mit eigenen Transportern vom Kunden abzuholen und auch wieder zurückzubringen.
Die Digitalisierung der ViaNova ist nach DIN ISO 9001:2008 zertifiziert. Ansprechpartner ist Marc Wolter, Telefon (04181) 9697611.

Lüneburg, den 29.02.2016